A secretária é um elemento importante da sua clínica odontológica. Ela tem o papel de encantar o paciente, e conduzi-lo até a consulta. Caso a sua secretária seja proativa e tenha os treinamentos corretos, ela ajudará a sua clínica a captar mais pacientes e crescer cada vez mais! E, ela pode também auxiliar no funcionamento da clínica e equipe. Ou seja, pode atuar como uma verdadeira gerente do consultório.

Mesmo com uma secretária em suas clínicas, muitos dentistas lidam com questões administrativas. Por exemplo: compras de materiais, cobranças, controle financeiro, contas que devem ser pagas, etc. E, isso pode deixar muitos profissionais sobrecarregados, enquanto eles deveriam estar focados apenas em seus pacientes. Por isso, as responsabilidades gerenciais devem estar a cargo de sua secretária.

Qual o verdadeiro papel da secretária gerente?

Muitas pessoas podem questionar: qual o verdadeiro papel da secretária? Bom, não existe um papel definido. A profissão secretária é constantemente afetada pelas mudanças do próprio mercado em que está inserida. Mas a importância principal é saber diferenciar a sua secretária de uma recepcionista, pois muitas pessoas confundem essas duas funções.

A recepcionista apenas atua como um atendimento. Ou seja, ela se relaciona com pacientes, gerindo a agenda do profissional mantendo a recepção organizada. Mas, essas também podem ser funções da secretária de uma clínica odontológica, caso não tenha uma recepcionista exclusiva. Porém, suas funções ultrapassam essas tarefas.

A secretária é responsável presta uma assessoria ao dentista. Ela media demandas entre paciente e dentista, organiza agenda do profissional, realiza o controle de recibos e pagamentos, dentre outras tarefas.

Ou seja, como podemos diferenciar a verdadeira secretária? Observando se ela realiza também tarefas administrativas.

E, é essa função administrativa que também irá tornar a sua secretária uma gerente de sucesso, pois ao realizar as atividades não-clínicas, a secretária melhorará o funcionamento da clínica!

Quais são as atividades não-clínicas como gerente?

Como já mencionamos, a secretária, apesar de abranger as tarefas da recepcionista, também é uma gestora administrativa. Ou seja, suas funções incluem atividades não-clínicas.

Confira alguns exemplos:

• Gestão de contas a pagar e receber
• Cobranças de inadimplentes
• Compras de materiais
• Negociação com fornecedores
• Controle de fluxo de caixa
• Ações de marketing

Como transformar a sua secretária numa gerente de sucesso?

Para transformar a sua secretária em uma gerente de sucesso, é necessário oferecer muita orientação e treinamentos adequados. Ou seja, forneça à profissionais meios para que ela possa aprender o que deve ser feito! E, mantenha sempre uma comunicação muito clara em relação a o que você espera das suas funções e resultados.

Além disso, forneça à profissional todas as ferramentas necessárias para que ela possa realizar o seu trabalho de forma excepcional. Por exemplo, softwares de gestão, registros administrativos, estação de trabalho confortável, etc.

Ademais, existe outro fator essencial: feedbacks. Dê feedbacks a sua secretária, oferecendo críticas construtivas e elogios.

Conheça nosso podcast e saiba mais sobre a produtividade da secretária

Em nosso BCXCAST 17, acompanhe nossa conversa sobre como tornar a sua secretária uma gerente de sucesso. Sabemos que a sua secretária é uma mina de ouro, e que uma secretária de excelência, além de ter organização para lidar com a agenda e demais questões do consultório, deve saber como encantar os pacientes desde o primeiro contato pelo telefone. 

Por isso, nesse episódio, a Bia e o Alex dão alguns dicas preciosas!

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Artigo escrito pela equipe BCX Consultoria