Nós sabemos a importância que a secretária tem para a sua clínica odontológica. É por meio dela que o paciente terá o primeiro contato com a clínica, e decidirá se ela é receptiva ou não.
Por isso, a produtividade da sua secretária é muito importante e deve ser valorizada!
Mas, você sabe como aumentar a produtividade da sua secretária e torná-la um dos elementos mais importantes da sua clínica? Confira nossas dicas.
Qual a importância da produtividade da secretária?
Como sempre mencionamos para os nossos clientes, a secretária é um dos pilares da clínica. Ela é responsável pelo primeiro contato com os pacientes. É uma porta-voz da marca.
Ou seja, caso a sua secretária esteja sobrecarregada e não consiga administrar o seu tempo e agenda, ela não irá passar uma boa imagem para o paciente. Além disso, ela também precisa ser atenciosa, simpática e alegre.
Outro aspecto importante é o alinhamento das expectativas do paciente, responsabilidade da secretária.
Esta profissional conduz o paciente à consulta, com tranquilidade e solucionando todas as suas dúvidas. Isso é essencial, pois reduz a ansiedade do paciente, passando mais confiança a ele.
Com tudo isso em mente, como a secretária poderia desempenhar todos esses papéis caso esteja sobrecarregada, com baixa produtividade?
Como aumentar a produtividade da secretária?
É responsabilidade do dentista, administrador da clínica, auxiliar a sua equipe a ser mais produtiva. Desta forma, a própria clínica e o profissional serão beneficiados.
Por isso, confira algumas dicas de como isso pode ser feito.
Valorize o ambiente de trabalho
Para que a equipe seja produtiva, principalmente a secretária, é necessário que o ambiente de trabalho seja agradável.
Por isso, converse com a sua equipe. Questione a ela o que pode ser melhorado no ambiente, e como se sentem atualmente nele.
Devemos manter em mente que o ambiente de trabalho precisa passar segurança ao profissional. Assim, ele pode realizar seu trabalho com tranquilidade e segurança.
É importante que a secretária tenha intervalos regulares durante o seu expediente. Além disso, precisa ter uma área de trabalho funcional, organizada e prática.
As secretárias precisam ter acesso a todas as ferramentas necessárias para que possam desempenhar bem a sua função. Por exemplo: estação de trabalho confortável, computador atual, programas funcionais, internet rápida, etc.
Utilize a tecnologia
É importante entendermos que as secretárias não devem ser utilizadas para trabalhos mecanizados e padronizados. Atualmente, já existem diversos programas que realizam essas funções manuais.
Por exemplo, programas que realizam o envio de lembretes de consultas e de agendamento online. A secretária irá servir para humanizar o consultório, se dedicando ao paciente e todas as suas necessidades.
Por isso, reduza as tarefas desnecessárias e aumente a produtividade da secretária permitindo com que ela realize o seu verdadeiro trabalho!
Os programas de gestão são uma ótima opção. Eles reduzem as atividades manuais e proporcionam a gestão de pacientes de forma prática e inteligente.
Esses programas reúnem todas as informações dos pacientes em um só lugar. Proporcionam base de contatos, dados e estatísticas da clínica.
Ofereça treinamentos
É importante que a secretária tenha acesso a treinamentos de qualidade, que a auxilie a melhorar cada vez mais em suas funções. Suas ações e tom de voz precisam estar alinhados com a visão da clínica, e para que ela saiba transmitir isso, serão necessários treinamentos.
Pense que, quanto mais treinamentos os seus colaboradores receberem, mais ele será produtivo.
Esses treinamentos podem incluir ensinamentos sobre ferramentas tecnológicas, gestão de agenda, abordagem de pacientes, linguagem ao telefone, dentre outras questões.
Se comunique com a sua equipe
Para aumentar a produtividade da secretária, é preciso que você se comunique com ela, pois a profissional não saberá quais os objetivos do profissional e clínica caso isso não seja a passado a ela.
E, entendendo o que deve-se alcançar auxilia na produtividade, traçando um caminho claro.
Além de comunicar suas metas e expectativas, é importante também manter sempre uma linha de conversa sincera e construtiva. Valorize o que já está bom, e dê feedbacks do que pode ser melhorado.
Ofereça um plano de carreira e uma boa política salarial
Obviamente, os profissionais se sentem valorizados e motivados caso tenham boas condições empregatícias.
Ou seja, um bom salário, benefícios e um plano de carreira. O profissional precisa entender que seus esforços são valorizados, por meio de promoções, aumento salarial e outros benefícios.
Juntamente com a sua contabilidade, trace um bom plano de carreira para a sua secretária, com bonificações por tempo, dedicação ao trabalho e realização de metas.
Dessa forma, ela irá se esforçar para manter sua produtividade sempre alta.
Veja nesse vídeo mais dicas de como aumentar a produtividade da sua secretária!
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Artigo escrito pela equipe BCX Consultoria
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