Você, dentista, está procurando formas de organizar seu consultório e ser realmente um dentista organizado? A BCX criou um passo a passo, que se você seguir, será o primeiro passo para transformar o seu consultório em um negócio de sucesso.
1° Passo: Identificar os pontos de desorganização
Primeiramente, inicie identificando os seus pontos fracos.
- Problemas de agendamento
- Momentos de improdutividade
- Secretária desmotivada
- Desmarcações em cima da hora
- Falta de organização de processos
- Mistura as contas pessoais com as do consultório
- Não consegue se posicionar nas mídias digitais
Após, parta para o segundo passo.
2° Passo: Encontre as soluções
Após identificar os problemas, delineie as soluções. E, essas soluções são super importantes para que você consiga começar organizar seu consultório melhor.
Ademais, agora, você poderá documentar essas soluções em lugares mais visuais, que facilitam a sua resolução de problemas. Duas ferramentas ótimas são: a Monday e o Trello, ambas são ferramentas gratuitas, desenhadas para que você consiga desenhar e documentar: o que você precisa fazer, o que você está fazendo, o que você já fez e outras etapas que você queira acompanhar.
Além disso, se você preferir, você pode fazer a mesma documentação em uma agenda física.
3° Passo: Priorize suas resoluções
O principal truque para ser um dentista organizado é começar aos poucos, mas trabalhar constante e consistentemente para atingir o seu ideal. Portanto, para organizar a sua clínica odontológica, você precisará identificar qual será a prioridade no início dessa força tarefa.
Construa uma matriz simples de tempo x esforço, como na imagem:
Aplique ao seu cenário e identifique onde cada tarefa se encontra nessa matriz. Primeiro, o ponto de início deverá ser aquele que utilizará menos do seu tempo e trará mais impacto ao seu consultório.
Além disso, após conseguir fazer o primeiro tópico, siga a ordem de prioridade que você desenhou. E, tome o tempo necessário, o importante é você conseguir organizar todos os pontos e não desistir no meio do caminho.
4° Passo: Documente e acompanhe seus atendimentos
Você quer ser um dentista organizado? Então, você precisa resolver todos os seus atendimentos. Portanto, isso quer dizer organizar a sua agenda, para não ter surpresas. Você deverá:
1- Garanta que as suas consultas marcadas serão efetivamente realizadas no dia
Isso se resolve com uma ligação, mensagem no Whatsapp, SMS ou por softwares odontológicos. Além disso, alguns deles já contam com essa função, verifique no seu! Portanto, entenda qual o melhor caminho e sempre confirme com seu paciente no dia anterior, se ele poderá comparecer à consulta.
2- Evite desmarcações em cima da hora
Ao realizar esses acompanhamentos do 1° item, as desmarcações já vão diminuir, mas podem ainda acontecer. Uma ideia para blindar ainda mais esse cenário, é pedir um adiantamento da consulta (mesmo que simbólico).
Outra ideia é oferecer benefícios para clientes que sempre aparecem na hora, como um serviço adicional ou agrado. Exemplo: a cada 3 consultas no horário, o cliente ganha uma bonificação de 5% OFF.
3- Evite duplas marcações
Tenha uma agenda online ou física, para documentar seus atendimentos. Isso evita que você marque 2 pessoas no mesmo horário ou em horários muito próximos. Nunca deixe de checar essa agenda ao chegar ao consultório e antes de ir embora.
DICA BCX: Google Agenda.
Ademais, a sua rotina será abrir sua agenda no início do dia, verificar seus afazeres e desenhar o que se propõe a fazer, e ao final do dia, você fará um balanço do que você conseguiu cumprir e o que não foi possível realizar.
Desta forma, essa dinâmica te dará uma ideia de quanto você consegue entregar em um dia, melhorando sempre o seu planejamento e tornando seu dia mais produtivo.
5° Crie uma planilha financeira
Para facilitar a sua vida, crie uma planilha com seus gastos e seus atendimentos. Só dessa forma você conseguirá entender ao certo quanto cobrar por procedimento, se você realmente está conseguindo lucrar com seu consultório e, qual o impacto de clientes devedores na sua carteira.
Na consultoria com a BCX nós desenvolvemos planilhas personalizadas para dentistas, facilitando este processo e, em suma, fazendo você compreender pontos fundamentais da saúde financeira da sua clínica.
6° Passo: Crie um sistema de alimentação
Sabemos que clientes que atrasam ou deixam de pagar por procedimentos, são recorrentes em clínicas e consultórios odontológicos. Mas, muitas vezes, o próprio dentista acaba sendo derrotado pelo cansaço e deixa essas pendências de lado.
Isso não pode acontecer! Valorize o seu tempo e sua experiência.
Verifique se o seu software disponibiliza alguma função automática. Assim, o processo será feito de maneira leve e sutil para aqueles pacientes que têm débitos com você.
Se o seu software não tiver essa funcionalidade, crie um protocolo de cobrança automático para te ajudar nesse processo. Ademais, antes de atender seus pacientes, ao pedir os seus dados, capte também o e-mail e o celular. No e-mail, você pode programar envios de 15 em 15 dias de avisos sobre as pendências do tratamento.
Siga essa lista e não terá erro!
Esses são os primeiros passos para você começar a organizar sua clínica odontológica ou consultório de forma efetiva e ver resultados concretos no seu negócio.
Nós da BCX oferecemos serviços personalizados e adequados a ser realidade para você, que mesmo com esses passos, gostaria de uma ajuda externa. Somos especialistas em gestão de consultórios e clínicas, e será um prazer ter você conosco neste movimento de diferenciação na Odontologia!
Entre em contato com a gente!
Autor
